こんにちは、コアテンです。
皆さんはお仕事で会議や打ち合わせの議事録を作成することってありますか？ 実は、この議事録の作成って結構重要なスキルだったりします。
議事録作成は新人の仕事とよく言われますが、今思うとかなり重要なスキルだと感じます。
今回は、議事録の作成がなぜ重要なのか、どんなスキルが必要なのかについて何となく頭に降ってきたので、これらを紹介したいと思います。
議事録の作成がなぜ重要なスキルなのか
議事録の役目は、打ち合わせや会議で話し合った事実関係と今後の方針・行動作業の決定事項を記録として残すということです。
具体的には、誰がいつ何をするのか決定したこと、話し合ったことを記録していくことになります。また、場合に依っては決定に至った経緯・理由等も書き加えることになります。さらに、決まらなかった事項についても、今後 誰がどうするのか等も記録していきます。
そのため、これを読むことで、参加していない人もどんな議題について話し合われ、どういった方針が決定したのかを理解できます。
つまり、要点を抑えた議事録があれば、多くの人に情報共有が可能になります。
議事録を作成することで得られるメリット
議事録の作成は新入社員の仕事である場合が多いと書きましたが、それでは一体どんなメリットがあるのでしょうか？
私が考える「議事録を作成することによるメリット」は以下のとおりです。
(２) 話を聴きながら、重要事項の抽出できるスキルが付く
(３) その場で議事録を作成できれば、その後がスムーズ
以下、簡単に説明していきます。
(１) 重要な会議や打ち合わせに参加できる
会議や打ち合わせ中も、会社は社員に給料を払っています。議事録を取るということは、新人ながら重要な会議・打ち合わせに参加できるということでもあります。
勉強しながら重要な会議や打ち合わせに参加できるのは新人にとってかなり幸せなことだと思われます。しかも、通常、打ち合わせや会議では、その分野の専門知識や専門用語が飛び交います。新人にとって聞きなれない用語や考え方を勉強できる絶好の機会でもあります。
つまり、議事録作成のために、重要な会議などに参加できることで、その分野の専門知識を飛躍的に伸ばすことが可能になります。
(２) 話を聴きながら、重要事項の抽出できるスキルが付く
これは私の会社の場合ですが、当時は会議や打ち合わせの録音せずに、終了後にその場で議事録を書き上げ、出席者にチェックしてもらうという方式を取っていました。
それらを頭の中のワーキングメモリ内で組み替えて、アウトプットする練習になります。
私の場合は この議事録の訓練によって、話を聴きながら内容をまとめ、文章として紙に書く（または、パソコンにタイピングする）ことができるようになりました。
なお、話を聴きながら議事録用のメモを取る方法は、会議での発言を聴きながら重要事項を抽出し、素早くメモをとる技能が求められます。
慣れてくると頭と手を切り離して使えるようになってきます。
例えば、現在の話の論点を思案しながら、手は違うこと（少し前に決定したこと）を書いたり、タイピングしたりといったこともできます♪
私の場合、書き留めた内容が間違っていて、真っ赤に修正された記憶がありますし、多くの参加者の前で恥をかいた記憶もあります。さらに、間違ってしまうと多くの参加者の時間を取らせてしまいます。
しかし、それ故に真剣に会議に臨めるようになり、飛躍的な成長が望めます。
(３) その場で議事録を作成できれば、その後がスムーズ
その場で議事録を書き上げて、その場で確認してもらう方式の良い点は、後日 議事録を見た出席者に「私はこんな発言をしていなかったよ」と文句を言われるのが少なくなることです。
そして、この方法をマスターすれば、自分が打合せや会議に出席した際や、他の私生活でも要点だけをまとめるスキルが磨けるというメリットがあります。
おわりに
もうすぐ４月で、これから新社会人になる方も多いと思います。
議事録の作成は非常に重要なスキルだと言えるので、もしも作成するように指示があった際には面倒がらずに積極的に練習してくださいね。
この場をかりてお礼を申し上げます (*’▽’)
歳をとってからじゃないと、気付かない事ってあるのかもしれませんね。
最後に、新入社員が読んでおくと良さ気な本を見つけたので紹介いたします。議事録の作成の重要性だけでなく、働く際の心構えが学べる良書なのでぜひ読んでみてください。
コンサル一年目に向けた教科書のようなものですが、幅広いジャンルに応用できると思われますし、私も新入社員の頃にこの本に出会いたかったと思います(^-^)
最後まで読んでくれて、ありがとうございます！
皆さんの明日が ワクワクに満ちた良い日となりますように。 Thank you all ♬
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