【紙vs電子化】書類の保存はどちらがよいのか考察してみた

こんにちは、コアテンです。

 

昨今は、仕事場が完全ペーパーレスになっている人も増えてきているということで、今回は、書類の保存方法について少し考察してみたので、それを紹介したいと思います。

先日、ランニング中に休憩していると突然頭の中に降ってきて「なんか書きたいなと思って」勢いで今回の記事を書きました(笑)

 

 

紙と電子化、書類の保存はどちらが良いのか?

メモやアイデアを、ノートや紙に書いてまとめているという人は、まだまだ多いのではないかと思います。仕事の書類なんかを含めると、私達が日々触れている紙の量は相当なものですよね。

 

最近では、紙の書類を電子化して保存するという人も増えてきています。「紙と電子化のどちらの方が良いんだろう」と疑問に思ったことはありませんか?

ちなみに、私の場合は、今のところ書類を紙と電子化、半々くらいでデータを保存しています。

次の項からは、私が考える「紙の書類のメリットとデメリット」「電子化した書類のメリットとデメリット」を紹介していきます。

 

紙の書類のメリット・デメリット

私が考える紙のメリット・デメリットは次のとおりです。

【紙のメリット】
・机の上に何枚も置きっぱなしにできる

 

紙の書類やノートの最大のメリットは、何枚も机の上に置きっぱなしにできる(広げて置ける)点。読みたい箇所・ページなどを見えるように開いて置いておくことで、必要な情報にアクセスしやすくなります。

 

なお、パソコンの画面上でもウィンドウをいくつも開くことは可能ですが、マウスが自分の腕や手よりも器用操作できないので、多少ストレスになります。

最近の研究では、人間は本を開いたり、データを探したりするだけで「意志力」が消費されていくことが分かっています。

「意志力」は有限であり、これが無くなると何もしたくなくなってしまうため、「意志力」を温存しながら必要なデータを参照できるのは非常に便利であるといえます。簡単に言うと、目当ての行動の前に必要アクションが多いほど(気を散る要素が多いほど)集中力が無くなってしまうということです。

「意志力」の話は、メンタリストDaiGo氏の著書『 自分を操る超集中力 』で詳しく説明されているので、よかったら読んでみてください。

 
【紙のデメリット】
・保存に物理的なスペースが必要
・多くなると必要な書き込み・情報を引き出すのが大変

 

紙の書類を保存しておくと、やはりスペースが取られます。しかも、ちゃんと分類して保存していないと探し出すのが大変ですし、そもそも分類・分別するのも手間がかかって大変です。

 

しかも、その大量の紙の中から、必要な書き込みや必要なデータ(情報)を探し出すのが大変という問題もあります。

 

電子化した書類のメリット・デメリット

私が考える電子化した書類のメリット・デメリットは次のとおりです。

【電子化するメリット】
・検索によって探したい情報にアクセスしやすい
・データの保存に場所を取らない

 

最近では、OCR(光学文字認識)機能が進歩してきており、スキャナーで取り込んだ文書やPDFで保存した書類でも、文字が読み取れるようになってきました。そのため、捜したい情報がある場合には、電子化したファイルの中から文字検索して探し出すことが可能となり、書類の中から探す手間と時間を短縮できるようになっています。

【電子化するデメリット】
・ファイルを広げられる範囲が画面に依存する
・画面上でファイルが重なっていると探し難い
・スマホやパソコン画面から出るブルーライトを夜遅くまで浴びていると、睡眠の質が下がる

まず、スマホやタブレットでは、画面上に表示されるファイルは基本的に1つだけです。新たなファイルを参照したい場合には、今見ているファイルを画面から消す必要があります。

また、パソコンであっても、画面が小さいと表示できるファイルの数も少なくなりますし、マウスで操作する場合にも両手ほど自由自在という訳にはいきません。

必要データへのアクセス(いくつも開いたウィンドウの中から、目当てのウィンドウを表示させること)が容易になれば、電子化一択になると思われます。

 

少し前までは、電子データをハードディスクに保存しておくと、思わぬ不具合で消滅してしまうというリスクがありましたが、最近ではクラウドに保存するので消滅リスクはほぼ無くなりました。

しかも、どの端末からでも(端末を持っていてネット環境があれば、どこからでも)自分の持っているデータにアクセスすることができるようになって非常に便利!

 

まとめ

結局、どっちが良いんだ?と思うかもしれませんが、

今のところは一長一短があるため、紙と電子化の両方を併用していくのが良い気がします。

電子化によって確実に効率がアップしており、私達の生活も便利になります。電子化はもはや「乗るしかない、このビッグウェーブ」状態なのですが、すぐに飛びつくのではなく、徐々に紙から電子化に移行していくのが良いのではないかと思われます。

 

また、スマホやパソコンの画面から出るブルーライトを寝る前まで見続けていると、睡眠の質が下がる(すぐに寝れない、深く眠れない等の問題が生じる)という研究もあるようなので、寝る前に読むのは紙の本や書類にしておいた方が良いと思われます。

最後まで読んでくれて、ありがとうございます!
皆さんの明日が ワクワクに満ちた良い日となりますように。 Thank you all ♬

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